5 идей офисного хранилища для документов
В загруженном офисе, где всегда много дел и задач, которые нужно выполнить, каждый полученный документ не всегда сохраняется должным образом. Настанет момент (и мы надеемся, что так будет не всегда), когда они затеряются в кипе других, полученных вами бумаг. Как ни досадно терять важный документ – это все равно случается. Для некоторых компаний, которые уже начинают переходить на безбумажный режим, это не проблема, потому что в основном все резервное копирование сохраняется на их компьютере или в облаке. Но для иных офисов, которые в значительной степени полагаются на бумажные документы и еще не практикуют такую систему хранения, это будет проблемой.
Как и в случае с любыми другими неорганизованными вещами, вы должны найти способ хранить документы должным образом, чтобы избежать их потери или неправильного размещения. Итак, мы даем вам список идей от интернет-магазина канцтоваров Officea4 о том, как правильно хранить ваши деловые бумаги в офисе, используя папки-регистраторы.
- Разработайте систему управления документами
Прежде чем приступить к организации и хранению, разработайте методику управления документацией, которой вы сможете следовать. Вы должны спланировать, создать и применить это на практике, чтобы знать, что вам нужно для хранения документов. Эта система поможет вам легко запомнить, попрактиковаться и поделиться тем, как правильно хранить все бумажные документы.
Обратите внимание на те, которые должны сочетаться. По сути, все, что имеет отношение к бизнесу, вы должны отсортировать и правильно хранить. Это могут быть контракты, личные дела сотрудников, квитанции, счета, отчеты и тому подобные бумаги. Все они должны сберегаться в соответствии с их типом и важностью.
- Выделите место для хранения
Хорошее место необходимо для всего, что вы хотите сохранить, особенно для таких вещей, как офисные документы.
Подумайте заранее и предоставьте всем своим бумагам достаточно места для хранения, приготовив полки или шкафы, которые смогут их вместить.
Полезный совет: сначала разложите бумаги по папкам, используя разделители, классифицируйте каждую из них, а затем разместите их по назначению на полке или шкафу.
- Храните их там, где к ним будет легко получить доступ
Одна из причин, по которой необходимо обеспечить надлежащее хранение документов, – облегчить поиск и доступ к ним. Доступность хранилища важна для эффективности и продуктивности работы. Это сокращает время на размышления о том, где найти нужную информацию, и увеличивает способность лучше обрабатывать задачи.
Во-вторых, мы теряем время, когда обнаруживаем бумаги, которые не хранятся должным образом. А когда мы знаем, где им следует находиться, мы можем сделать это значительно быстрее.
- Сортировка по папкам
Помимо использования полок, ящиков и шкафов, хранение ваших деловых бумаг не будет полноценным без папок-регистраторов. Отсортируйте документы, используя папки, чтобы определить, какие из них должны быть вместе, а какие нужно отправить в другую папку.
Некоторые предпочли бы классические папки белого, черного или серого цвета, но мы предлагаем, чтобы кроме упомянутых выше, вы имели цветовую кодировку. И использовали разноцветные регистраторы в зависимости от их содержимого и его назначения. Попробуйте применять такие цвета, как красный, синий, желтый, оранжевый, розовый и еще много других.
Например, синие папки предназначены для контрактов, а желтые – для информации о сотрудниках. Визуальное восприятие и цветовой код помогут в запоминании. Это позволит вам лучше сортировать и определять местонахождение бумаг.
- Наклейте на них ярлык
У вас есть система управления, место для хранения, специальные возможности и папки-регистраторы. Все, что вам нужно сделать сейчас, это расставить их в соответствии с категорией. Маркировка улучшает управление документацией, а также упрощает понимание того, что искать.
Мы знаем, что важны все офисные дела и документы. Вот почему правильное хранение и управление смогут помочь вам работать с большей продуктивностью и эффективностью. Вам просто нужно выработать правильную привычку организовывать бумаги с помощью имеющегося у вас места и аксессуаров для хранения?
Вам нужно безопасное и доступное место для хранения документов? В Киевском интернет-магазине Officea4 вы можете купить папку регистратор для документов таких популярных в Украине брендов, как Buromax и Economix.
